El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad FONDO DE EMPLEADOS DE CAFÉ AGUILA ROJA, (en adelante La Compañía) De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo complementen, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la COMPAÑÍA garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, permitiendo a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data, teniendo en cuenta las siguientes:
1. Definiciones:
a)
Base de Datos : Conjunto organizado de datos
personales que sea objeto de Tratamiento;
b)
Dato personal: Cualquier información
vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas
o determinables;
c)
Dato público: Es el dato que no sea
semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros,
los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u
oficio y a su calidad de comerciante o
de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros en registros públicos, documentos públicos, gacetas y
boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no
estén sometidos a reserva.
d)
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
e)
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base
de Datos y/o el Tratamiento de los
datos;
f)
Titular: Persona natural cuyos datos
personales sean objeto de Tratamiento;
g)
Tratamiento: Cualquier operación o
conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión;
Tomado de la Ley 1581 de 2012
y del Decreto 1377 de 2013.
2. Consideraciones:
2.1
FONDO DE EMPLEADOS DE CAFÉ AGUILA ROJA, es una Compañía comprometida
con la protección de datos personales.
2.1.
La
Política se aplicará a todos los datos personales que trata o llegare a tratar
La Compañía.
2.2.
La
Política es de estricto cumplimiento para La Compañía y para toda persona,
natural o jurídica, que en calidad de Encargado trate datos personales cuyo
Responsable sea La Compañía, por el término del Tratamiento, y aun cuando no
subsistan vínculos legales, contractuales, laborales o de cualquier otra
índole.
2.3.
Los
Titulares de los datos personales de forma libre y voluntaria han suministrado
la información.
2.4.
Los
Titulares de los datos personales se obligan a suministrar información veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
2.5.
Cualquier
cambio en La Política le será comunicado oportunamente a los Titulares de los
datos personales antes de su implementación.
3. Responsable
del Tratamiento de Datos personales.
Será Responsable del Tratamiento de datos
personales FONDO DE EMPLEADOS DE CAFÉ AGUILA ROJA , sociedad
legalmente constituida, identificada con
el NIT No. 900504722-8, localizada en la dirección KM 10 vía Cali -
Candelaria, en el teléfono en Cali: 448 47 39 y en el correo electrónico:
protecciondatosfonaguila@aguilaroja.com
4. Tratamiento
y finalidad de Datos personales
FONDO DE EMPLEADOS DE CAFÉ
AGUILA ROJA, recolecta, almacena, usa, actualiza, circula y elimina los datos
personales de sus clientes, proveedores y trabajadores para dar cumplimiento a
las obligaciones legales y contractuales que le sean exigibles, así, también,
como herramienta en la etapa de negociación y, en cumplimiento del principio de
buena fe, en la etapa poscontractual.
FONDO DE EMPLEADOS DE CAFÉ
AGUILA ROJA, en calidad de Responsable, utiliza los datos personales que trate
para las siguientes finalidades:
1. Cumplimiento de obligaciones
legales;
2. Cumplimiento de obligaciones
laborales;
3. Cumplimiento de obligaciones
contractuales;
4. Llevar a cabo proceso de
negociación;
5. Ofrecimiento de productos y
servicios.
Una vez agotada la finalidad
para la que los datos fueron recolectados se procederá con su eliminación. En
caso de que el Titular haya solicitado la supresión del dato, se procederá a lo
propio, luego de agotado el trámite legal y siempre que no medie relación
contractual vigente entre el Titular y La Compañía.
5. Derechos
de los Titulares de los datos personales:
Los siguientes son los
derechos de los Titulares:
5.1.
Conocer,
actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer,
entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados,
que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o
no haya sido autorizado;
5.2.
Solicitar
prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando
expresamente se exceptúe la autorización como requisito para el Tratamiento, lo
que ocurre en los siguientes casos:
-
Cuando
la información haya sido requerida por una entidad pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
-
Se
trate de datos de naturaleza pública;
-
Casos
de urgencia médica o sanitaria;
-
Tratamiento
de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos;
-
Datos
relacionados con el Registro Civil de las Personas.
5.3.
Ser
informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
5.4.
Presentar
ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen,
adicionen o complementen;
5.5.
Revocar
la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
5.6.
Acceder
en forma gratuita a los datos personales que han sido objeto de Tratamiento.
6. Obligaciones
de la Compañía:
La
Compañía deberá:
6.1
Garantizar
al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
6.2
Solicitar
y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
6.3
Informar
debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten por virtud de la autorización otorgada.
6.4
Conservar
la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6.5
Garantizar
que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
6.6
Actualizar
la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado
y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
este se mantenga actualizada.
6.7
Rectificar
la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
6.8
Suministrar
al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente
autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
6.9
Exigir
al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del Titular.
6.10
Tramitar
las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente
ley.
6.11
Adoptar
un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y
reclamos.
6.12
Informar
al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte
del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
trámite respectivo.
6.13
Informar
a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
6.14
Informar
a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información
de los Titulares.
6.15
Cumplir
las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.
7.
Consultas y reclamos
7.1.
Consultas:
Los Titulares, sus
causahabientes y los autorizados por estos, acreditando la calidad en la que
actúan[1],
podrán presentar cualquier consulta sobre la información personal del Titular
mediante comunicación escrita enviada al correo electrónico protecciondatosfonaguila@aguilaroja.com
o a la dirección de La Compañía o de forma verbal ante o el Oficial o Comité de
Habeas data de la misma.
Toda consulta será resuelta
por el Comité de Habeas Data en el término máximo de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibido de la misma. Cuando no fuere posible
atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
7.2.
Reclamos:
El Titular o sus
causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos
debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581
de 2012, podrá presentar un reclamo ante:
La Compañía: FONDO DE EMPLEADOS DE CAFÉ AGUILA ROJA,
El reclamo se formulará
mediante solicitud dirigida a:
o
O
a la dirección de La Compañía KM 10 vía Cali – Candelaria.
o
O
al teléfono en Cali: 4484739 o al 018000934777 en el resto del país.
o
O
de forma verbal ante el Oficial o Comité de Habeas data de la Compañía.
Y deberá contener, al menos,
la siguiente información:
1. Identificación del Titular de
la información;
2. Descripción de los hechos que
dan lugar al reclamo;
3. Dirección en que reciba
comunicaciones;
4. Acompañarlo de los documentos
que pretenda hacer valer.
Si el reclamo resulta
incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes
a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de
que FONDO DE EMPLEADOS DE CAFÉ AGUILA ROJA, no
sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término
máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una
vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y
el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para
atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y
la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar
los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. Fecha
de entrada en vigencia de la política de Tratamiento de la información y periodo
de vigencia de la Base de Datos.
Las Políticas de Tratamiento
de Información Personal de la Compañía estarán vigentes a partir del día cinco (5) de diciembre de 2013. La Compañía se reserva el derecho a
modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
Las bases de datos
administradas por la Compañía se mantendrán indefinidamente, mientras
desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de
obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los
datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en
tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la Compañía o una obligación contenida en un contrato
entre la Compañía y el Titular.
[1]Los causahabientes deberán
presentar copia del registro civil o documento equivalente y quien actúe en una
calidad distinta deberá presentar la autorización del Titular para el efecto.
